Le Centre PHI est un pôle culturel et artistique multidisciplinaire qui cultive tous les aspects de la création, de l’élaboration, de la production et de la diffusion. Phi provoque des rencontres inattendues entre les artistes et les publics grâce à une programmation éclectique et à la création de contenus originaux. Phi imagine, produit, diffuse et propose la médiation d’expériences artistiques de classe mondiale dans plusieurs disciplines, dont l’art contemporain, la musique, le cinéma, les arts numériques et les nouveaux médias tels que la réalité mixte (réalité virtuelle, réalité augmentée, etc.). L’exposition et la diffusion de ces œuvres se font au sein de nos installations au Vieux Montréal, mais aussi dans les différents festivals culturels internationaux. De plus, Phi loue ses locaux à des entreprises désirant y organiser des événements ou des rencontres de travail. 

Contexte pandémique

Avec l’émergence de la pandémie, Phi a commencé à implanter des mesures sanitaires pour les visiteurs dès début mars. Puis, nous avons dû rapatrier en urgence nos employés à l’étranger, dont deux se sont avérés infectés par la COVID-19. Comme toutes les entreprises du domaine culturel, nous avons dû fermer nos portes au public le 16 mars. Nos projets internationaux ont été également suspendus puisque nos partenaires étaient affectés par les mesures de confinement locales, mais aussi par notre incapacité à voyager. 

Le confinement a certainement eu un impact important sur nos opérations et nos employés. Du jour au lendemain, l’ensemble des employés de Phi se sont retrouvés en télétravail, avec tous les enjeux que cela implique. Il a fallu avant tout s’assurer que tout le monde était en santé, équipé pour travailler de chez soi et qu’on s’organise pour assurer la continuité des opérations essentielles. Nous avons permis aux employés d’emprunter au besoin du matériel de bureau pour s’installer confortablement à la maison. 

La gestion de l'urgence

S’en est suivi la mise en place de mesures visant à faciliter la communication, la gestion des priorités et de coordination du travail. C’est la première étape, la gestion de l’urgence. Priorité à la santé et sécurité de nos employés. Il fallait s’assurer qu’on puisse rejoindre tout le monde, que nous sachions en tout temps si un membre de l’équipe a été atteint par la COVID-19 afin d’avertir ses collègues. Il fallait aussi s’occuper de la santé mentale de nos employés, les gestionnaires ont été encouragés à assurer un lien journalier avec tous les employés et pas juste sur les dossiers, mais sur la façon dont les employés vivent la situation. Nous avons également sensibilisé les gestionnaires à faire preuve de flexibilité dans la gestion des horaires de travail selon le contexte familial de chacun. L’accent a été mis sur la gestion des livrables plutôt que la gestion de la présence.

Malheureusement, comme bien des entreprises, nous avons dû mettre temporairement certains employés à pied. Nous avons décidé de leur garder les accès aux téléphones cellulaires et aux ordinateurs portables afin de réduire l’impact de l’isolement social et maintenir le lien avec l’entreprise. Afin de soutenir nos employés dans cette période difficile, nous avons également bonifié l’offre de soutien. En plus de réitérer l’accès aux services de télémédecine, nous avons mis en place un programme d’aide aux employés. Une visioconférence toutes les deux semaines a été instaurée et pratiquement tous les employés y assistent. De plus, notre PDG se faisait le devoir d’écrire tous les soirs aux employés pour les tenir au courant des développements entourant la situation, partager les mesures mises en place et les ressources disponibles. Maintenant que le rythme de croisière s’est installé, la fréquence de cette communication a été réduite à deux fois par semaine. L’équipe de RH a joué un rôle important dans la communication des messages aux employés.

L'art et la culture disponible

Puis, il a fallu se pencher rapidement sur la façon de continuer à remplir notre mission dans le contexte de la pandémie : rendre l’art accessible au public et soutenir les artistes. C’est notre raison d’être. Des séances de brainstorming avec les employés ont été fructueuses et nos équipes créatives ont lancé plusieurs projets originaux. La mobilisation a été tangible et de nouvelles initiatives ont vu le jour telles que VRtoGo, un service de location de casques de réalité virtuelle dans lesquels sont téléchargées plusieurs œuvres, ou une résidence virtuelle d’artistes (lignes parallèles) qui nous a permis d’offrir des bourses à une dizaine d’artistes. Nous avons également rendu disponibles sur notre site des œuvres ou événements de nos archives. Ces projets ont été possibles grâce à une grande mobilisation des employés et du potentiel créatif de Phi dans un contexte difficile. Il témoigne de notre capacité à nous adapter et à nous réinventer dès lors que les conditions facilitantes sont réunies.

Au fur et à mesure que le confinement se prolongeait, il devenait évident que nous devions nous préoccuper davantage de la santé mentale de nos employés. Nous avons donc organisé une conférence sur la santé mentale en partenariat avec l’organisme Relief. L’objectif étant de sensibiliser les employés sur l’importance de prendre soin de sa santé mentale et de leur donner des outils concerts pour prendre en main sa situation. La prochaine étape est de former tous nos gestionnaires à la gestion à distance de leurs équipes. L’exercice pouvant être un élément contributeur à la santé mentale, nous maintenons le groupe d’entrainement pour le marathon. Enfin, nous menons actuellement un sondage pour explorer les besoins supplémentaires de nos employés alors que le mode de travail actuel est appelé à s’installer dans la durée. 

Plusieurs d’entre nous s’accommodent très bien au télétravail, ils disent que leur productivité s’est améliorée. Pour d’autres, l’aspect social du travail leur manque. Lorsque le retour au travail sera envisageable, un des défis sera de trouver un juste équilibre entre la santé mentale et la gestion des risques sanitaires. Nous avons déjà mis en place un comité de travail qui se penche sur le mode de fonctionnement à venir.

Cet article vous est proposé par le Centre PHI.