Politique de protection
des renseignements personnels

Introduction

Contexte

Le Groupe entreprise en santé (« Groupe ES ») est un OBNL qui œuvre à soutenir tous les leaders pour construire des milieux de travail favorables à la santé et au mieux-être contribuant ainsi au développement économique et sociétal.

Le Groupe ES s’engage à assurer la protection et la confidentialité des renseignements personnels (« RP ») que vous fournissez ou que nous recueillons lorsque vous visitez nos sites Web ou interagissez avec nous dans le cadre de nos différentes prestations de services.

Objectif

La présente Politique sur la protection des renseignements personnels (« Politique ») a pour objectif de vous aider à comprendre les pratiques en matière de cueillette, d’utilisation, de divulgation et de conservation des renseignements personnels du Groupe ES. En nous fournissant des renseignements personnels (par l’intermédiaire de nos sites Web ou autre plateforme que nous détenons, par courriel, en personne ou par téléphone), vous acceptez que ceux-ci soient traités conformément à ce qui est indiqué dans la présente Politique et vous autorisez le Groupe ES, ses tiers et ses fournisseurs de services à traiter vos renseignements personnels aux fins énoncées ci-dessous.

Portée et limites

La présente Politique sur la protection des renseignements personnels s’applique à l’espace numérique du Groupe ES, c’est-à-dire à ses sites Web, aux formulaires et sondages développés, sur les sites Web de ses fournisseurs, à ses bases de données et son serveur.

En revanche, la présente Politique ne s’applique pas aux sites Web de tiers auxquels il est possible d’accéder en cliquant sur des liens qui se trouvent sur nos sites Web, et le Groupe ES n’est nullement responsable à l’égard de tels sites Web de tiers. Si vous suivez un lien vers un site Web de tiers, celui-ci disposera de ses propres politiques sur la protection des renseignements personnels que vous devrez examiner avant de soumettre des renseignements personnels.

 

Quels renseignements personnels (RP) recueille le Groupe ES ?

Un renseignement personnel est un renseignement qui permet d’identifier une personne physique, directement ou indirectement.

Sont exclus, les renseignements dit « publics » concernant l’exercice d’une fonction d’une personne au sein d’une entreprise ou d’un organisme public comme ; le nom, le titre, la fonction et les coordonnées professionnelles (courriel, adresse et numéro de téléphone de son lieu de travail).

Le Groupe ES peut recueillir, utiliser, stocker et transférer différents types de renseignements personnels vous concernant dans le cadre de ses activités et prestation de services, y compris :

• Des coordonnées comme un prénom, un nom, adresse(s), adresse(s) électronique(s), et numéro(s) de téléphone;

• Des renseignements relatifs au recrutement, comme un curriculum vitae, des renseignements sur la scolarité et les antécédents professionnels, des détails concernant les affiliations professionnelles, des références professionnelles et d’autres renseignements pertinents à un recrutement potentiel par le Groupe ES;

• Des renseignements relatifs à l’historique de contributions, de participation à des événements de l’organisation, comme des photos et du contenu vidéo ou audio; à la facturation et des renseignements financiers, comme une adresse de facturation, de l’information relative à un compte bancaire ou des données de paiement;

• Des renseignements relatifs au marketing et aux préférences de communication, de même que des renseignements connexes comme des commentaires et des réponses à des sondages;

• Des renseignements sur l’utilisation de nos sites Web et d’autres renseignements techniques, comme des détails concernant les visites des sites Web du Groupe ES, votre interaction avec ses publicités et son contenu en ligne, ou des renseignements recueillis au moyen de témoins et d’autres technologies de suivi.

Personnes mineures

Le Groupe ES ne recueille pas sciemment de renseignements auprès d’enfants ou d’autres personnes âgées de moins de 14 ans. Si vous êtes un mineur de moins de 14 ans, veuillez ne pas fournir de renseignements personnels sans le consentement exprès d'un parent ou d'un tuteur. Si vous êtes un parent ou un tuteur et que vous savez que vos enfants ont fourni des renseignements personnels, veuillez contacter le Groupe ES. Si le Groupe ES apprend le recueil des renseignements personnels d'enfants mineurs sans vérification du consentement parental, il prendra des mesures pour supprimer ces renseignements de ses serveurs.

 

Comment le Groupe ES collecte-t-il vos RP ?

Le Groupe ES collecte vos renseignements personnels auprès de vous-même et lors de ses interactions avec vous, comme suit :

• Lorsque vous postulez un emploi, occupez un emploi au Groupe ES ou un poste au sein du Conseil d’administration;

• Lors de votre inscription à ses événements, formations, magazines et infolettres;

• Au cours de la prestation de services que le Groupe ES rend;

• Au cours d’entrevue, de témoignages et d’enregistrement à des fins d’utilisation consenties sur ses plateformes et supports de communication.

• Lorsque vous interagissez avec ses sites Web ou ses réseaux sociaux;

• Lorsque vous interagissez avec son personnel, en personne, par téléphone, par courriel ou par courrier.

Des données peuvent également être obtenues de manière passive lors de votre utilisation des sites Web. Les témoins de connexion, les pixels et Google Analytics peuvent nous aider à déterminer les habitudes de navigation au sein de nos sites Web et à mettre en évidence les éléments et les pages qui ont le plus de valeur pour les personnes qui, comme vous, l’utilisent. Ces données ne contiendront pas d’informations permettant de vous identifier personnellement, à moins que vous ne donniez votre consentement exprès à la collecte de ces informations.

Le Groupe ES collecte également des informations accessibles au public notamment sur les plateformes publiques, y compris ses sites Web.

 

Comment le Groupe ES utilise-t-il les RP ?

Le Groupe ES peut utiliser les renseignements personnels de l’une ou l’autre des manières indiquées ci- après, avec votre consentement ou, le cas échéant, selon une autre base légale. Dans chaque cas, le Groupe ES indique pour quels motifs il utilise vos renseignements personnels :

• Afin de fournir ses services ainsi que pour la conduite de ses affaires, pour administrer et exécuter ses services, y compris pour exécuter ses obligations découlant de toute entente conclue entre vous et le Groupe ES.

• À des fins de recrutement – pour lui permettre de traiter des demandes d’emploi et d’évaluer si une personne répond aux exigences du poste pour lequel elle pourrait postuler chez Groupe ES.

• Afin de s’assurer d’être payé – pour recouvrer des paiements qui lui sont dus et, s’il y lieu, pour faire exécuter de tels recouvrements en faisant appel à des agences de recouvrement de créances ou en prenant d’autres moyens juridiques (y compris en intentant des démarches judiciaires).

• À des fins de communication de contenu pertinent, informatif, ludique et d’offrir des ressources pratiques, outils, articles, études …

• À des fins de marketing et de développement des affaires – pour fournir des détails sur les nouveaux services, de l’information sur les développements de l’organisation et de son secteur et des invitations à des événements lorsqu’une personne a choisi de recevoir de tels renseignements.

• Afin de faciliter l’utilisation de ses sites Web et de s’assurer que le contenu est pertinent et pour s’assurer que le contenu de ses sites Web est présenté de la manière la plus efficace pour vous et pour votre appareil.

• À des fins de recherche et de développement (y compris du point de vue de la sécurité) – pour réaliser des analyses permettant de mieux comprendre les exigences de ses clients en matière de service et de marketing et de mieux comprendre l’organisme et élaborer ses services et ses offres.

• Afin de satisfaire à ses obligations légales, réglementaires ou de gestion des risques.

• Pour prévenir la fraude et/ou effectuer d’autres vérifications d’antécédents qui pourraient être notamment requises à tout moment aux termes de la loi ou de la réglementation applicable et/ou des pratiques exemplaires (si des renseignements faux ou inexacts sont fournis ou si une fraude est constatée ou soupçonnée, de l’information pourrait être transmise à des organismes de prévention de la fraude et pourrait être enregistrée par le Groupe ES ou par de tels organismes).

• Pour faire respecter ses droits, pour satisfaire à ses obligations légales ou réglementaires en matière de communication d’information ou pour protéger les droits de tiers.

 

Avec qui le Groupe ES partage-t-il des RP ?

Le Groupe ES est un organisme à but non lucratif (OBNL), par conséquent, les renseignements personnels que le Groupe ES recueille peuvent être partagés avec certains tiers,
notamment les suivants :

• Des tiers fournisseurs de service et/ou partenaires, notamment ceux qui fournissent au Groupe ES des services pour nos sites Web, de développement d’applications, d’hébergement, d’entretien et d’autres services. Ces tiers pourraient avoir accès à des renseignements personnels ou les traiter dans le cadre des services qu’ils fournissent. Le Groupe ES limite les renseignements fournis à ses fournisseurs de services aux seuls renseignements qui sont raisonnablement nécessaires pour leur permettre de s’acquitter de leurs fonctions, et les contrats conclus avec ces fournisseurs de services exigent d’eux qu’ils préservent la confidentialité de ces renseignements;

• Des autorités gouvernementales et des organismes d’application de la loi lorsque les lois applicables l’exigent. Pour plus de précision, le Groupe ES peut divulguer des renseignements personnels et d’autres renseignements s’il y est tenu en vertu des lois, notamment fiscales, ou s’il croit de bonne foi que cette divulgation est nécessaire pour respecter les lois applicables, en réponse à une ordonnance d’un tribunal ou à une assignation à témoigner ou à un mandat de perquisition du gouvernement, ou autrement pour collaborer avec de telles autorités gouvernementales et de tels organismes d’application de la loi;

• Le Groupe ES n’utilisera les renseignements personnels dans le seul but d’atteindre l'objectif principal et l'objectif légitime applicable pour lesquels ils ont été collectés, ou à des fins compatibles avec cet objectif principal.

L’organisme utilise les services de sites tiers, comme Google et LinkedIn, pour promouvoir ses contenus et des offres.

Lorsque vous visitez nos sites Web du Groupe ES, ces tiers peuvent utiliser des témoins, pixels invisibles ou autres technologies similaires sur votre disque dur pour collecter ou recevoir des informations à propos de votre navigation sur les sites Web et ailleurs sur Internet. Ces technologies permettent de diffuser des publicités pertinentes et ciblées en fonction de vos centres d’intérêt. Vous pouvez consulter les témoins et les détruire si vous le désirez. Vous en avez donc le plein contrôle. Le Groupe ES vous conseille de vous référer aux paramètres de votre navigateur pour effectuer les modifications appropriées.

Si vous souhaitez que des sites tiers stockent des témoins sur votre disque dur en vue de vous offrir de la publicité ciblée, vous pouvez activer cette option.

Pour de plus amples renseignements, veuillez consulter la section 10. Comment le Groupe ES utilise-t-il les témoins et les technologies similaires ?

 

Pendant combien de temps le Groupe ES conserve-t-il les RP ?

Le Groupe ES ne conservera les renseignements personnels que pour la durée nécessaire aux fins prévues dans la présente Politique sur la protection des renseignements personnels et pour se conformer à ses obligations légales et réglementaires.

Pour en savoir plus sur la durée pendant laquelle le Groupe ES conserve les renseignements personnels, veuillez communiquer avec nous aux coordonnées indiquées à la rubrique « Comment communiquer avec le Groupe ES ».

 

Où le Groupe ES conserve-t-il les RP et en transfert-il à l’extérieur du Québec ?

Les renseignements personnels que le Groupe ES recueille et conserve dans sa base de données et sur ses sites Web sont hébergées sur le territoire de la province du Québec et de l’Ontario, mais n’excédant pas le territoire du Canada.

Tous les documents contenant des renseignements personnels que le Groupe ES pourrait être susceptible d’imprimer sont conservés dans des endroits sécurisés tels que des classeurs et armoires fermés à clé.

 

Comment le Groupe ES protège-t-il les RP ?

• Mise en place des mesures de sécurité robustes : Il maintient des mesures de protection physiques, technologiques ou organisationnelles appropriées pour protéger les renseignements personnels contre une destruction accidentelle ou non conforme aux lois, une perte accidentelle, une modification, une divulgation ou un accès non autorisé, un mauvais usage ou toute autre forme illégale de traitement des renseignements personnels en sa possession.

• Accès à vos renseignements personnels limité : Le Groupe ES a pris des mesures pour garantir que les seuls membres du personnel qui ont accès à vos renseignements personnels sont ceux qui ont besoin de les connaître ou dont les fonctions exigent raisonnablement que ces renseignements soient connus. Il a établi les rôles et responsabilités des membres de son personnel tout au long du cycle de traitement de vos renseignements personnels, de leur collecte à leur destruction. Ces rôles et responsabilités sont décrits dans sa Politique de gouvernance des renseignements personnels.

• Destruction de vos renseignements personnels après avoir rempli ses obligations : Le Groupe ES a mis en place un calendrier de conservation pour établir clairement le délai de conservation pour certains types de renseignements. Une fois que ce délai est passé, vos renseignements personnels sont détruits de façon définitive et sécuritaire.

Cependant, aucune méthode de transmission par Internet ni aucun moyen de stockage électronique ne sont sécuritaires à 100 %. Le Groupe ES ne peut donc pas assurer ou garantir la sécurité totale des renseignements que vous lui transmettez ou fournissez et vous le faites à vos propres risques. Il ne peut pas non plus garantir que de tels renseignements ne seront pas consultés, obtenus, divulgués, modifiés ou détruits par suite de la violation de ses mesures de protection physiques, techniques ou administratives.

Si vous avez des raisons de croire que des renseignements personnels ont été compromis, veuillez communiquer avec le Groupe ES aux coordonnées indiquées à la rubrique « Comment communiquer avec le Groupe ES ». S’il survenait un incident de confidentialité touchant vos renseignements personnels, le Groupe ES s’engage à vous aviser dans les meilleurs délais suite à la connaissance de cet incident. Ce dernier prendra les mesures raisonnables pour diminuer les risques qu’un préjudice soit causé et éviter que de nouveaux incidents de même nature ne se produisent.

 

Quels droits une personne détient-elle à l’égard de ses RP ?

Dans certaines circonstances et conformément aux lois applicables en matière de protection des données, une personne dispose des droits suivants :

• Accès : le droit de demander si le Groupe ES traite des renseignements et, le cas échéant, de demander d’avoir accès aux renseignements personnels. Sous réserve du droit applicable et, le cas échéant, du paiement d'une somme monétaire, la personne peut ainsi recevoir une copie des renseignements personnels que le Groupe ES détient et certains autres renseignements la concernant;

• Retrait : le droit de demander à retirer votre consentement à l’utilisation, à la communication et à la conservation de vos renseignements personnels. Le Groupe ES pourrait ne plus vous offrir un service qui en dépend. Il pourrait devoir conserver certains renseignements personnels pour respecter ses obligations imposées par la loi.

• Exactitude : le Groupe ES est tenu de prendre des mesures raisonnables pour s’assurer que les renseignements personnels en sa possession sont exacts, complets, non trompeurs et à jour;

• Rectification : le droit de demander de faire rectifier tout renseignement personnel incomplet ou inexact que le Groupe ES détient.

• Désindexation : le droit de demander de cesser de diffuser leurs renseignements personnels ou de désindexer tout hyperlien rattaché à leur nom donnant accès à des renseignements si cette diffusion leur cause préjudice ou contrevient à la loi ou à une ordonnance judiciaire (droit à l’effacement ou à l’oubli)

• Anonymisation : le fait que l’organisme puisse au lieu de les détruire, anonymiser les renseignements personnels pour les utiliser, mais uniquement à des fins sérieuses et légitimes (ex. : conservation des informations requises aux fins d’inspection fiscale éventuelle).

• Le droit d’être informé lorsque vous faites l’objet d’une décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé;

• Le droit d’être informé lors du recours à une technologie d’identification, de localisation ou de profilage et des moyens offerts pour activer ces fonctions.

• Portabilité : le droit de demander l’accès à vos renseignements personnels informatisés que vous avez fournis directement au Groupe ES, dans un format technologique structuré et couramment utilisé. Les renseignements personnels recueillis en format papier ne sont pas visés.

Plainte

Enfin, il est également possible de déposer une plainte auprès d’une autorité de contrôle de la protection des données, plus particulièrement dans le pays, la province ou l’état dans lequel vous résidez normalement (au Québec, la Commission d’accès à l’information - CAI), dans lequel le Groupe ES est situé ou dans lequel une infraction présumée aux lois sur la protection des données a été commise.

Pour exercer l’un ou l’autre de ces droits, veuillez communiquer avec le Groupe ES de la manière indiquée à la rubrique « Comment communiquer avec le Groupe ES ».

Comment le Groupe ES utilise-t-il les témoins et les technologies similaires ?

Qu’est-ce qu’un Cookie (ou Témoin) ?

« Cookie » désigne un petit fichier texte, image ou logiciel, contenant des informations, qui est enregistré sur le disque dur de votre terminal (par exemple : ordinateur, tablette, smartphone, ou tout appareil permettant de naviguer sur Internet) à l’occasion de la consultation d’un site Web avec votre logiciel de navigation. Il est transmis par le serveur d’un site Web à votre navigateur. Pour les fins de la présente Politique, « Cookie » inclut toute technologie similaire. Les Cookies améliorent votre confort de navigation sur les sites Web du Groupe ES, et sont parfois indispensables pour accéder à certains espaces sécurisés.

Consentement

En utilisant les sites Web du Groupe ES, vous consentez à l’utilisation de témoins conformément à la présente politique, à la section 10 en lien avec l’utilisation des Cookies.

Lorsque vous visitez les sites du Groupe ES pour la première fois, une bannière de consentement des Cookies s'affiche et vous demande de personnaliser vos préférences en matière de Cookies. Ceux-ci sont désactivés par défaut, sauf pour les cookies nécessaires au fonctionnement de ses sites qui ne peuvent être refusés.

Bien qu’elle ne s’affiche habituellement pas lors des visites subséquentes, vous pouvez retirer votre consentement à tout moment en suivant les instructions en suivant les instructions de votre navigateur.

Vous pouvez activer ou désactiver les Cookies, limiter les types de Cookies autorisés ou configurer votre navigateur pour qu'il vous avertisse lors de l'envoi de Cookies.

Témoins strictement nécessaires

Certains Cookies techniques sont indispensables pour le bon fonctionnement des sites Web et ne peuvent donc pas être désactivés. Ils vous permettent de naviguer sur les sites Web et d’accéder à ses fonctionnalités.

Catégories de cookies présents sur les sites

Les catégories de Cookies susceptibles d’être utilisées par le Groupe ES et ses fournisseurs sont décrites ci- dessous (performance, statistique, marketing) :

• Analytics : Permet d'analyser les statistiques de consultation des sites - En savoir plus

• Google-Ads : Analyser la performance des campagnes publicitaires - En savoir plus

• Amplitude : Analyse et mesure les performances des sites - En savoir plus

• Google-Optimize : Tester et optimiser l'expérience des visiteurs - En savoir plus

• Hotjar : Enregistrement du parcours de navigation - En savoir plus

• Facebook Pixel : Identifie les visiteurs en provenance de publications Facebook - En savoir plus

Après votre visite initiale sur nos sites Web, le Groupe ES peut modifier les témoins qu’il utilise.

Les sites Web tiers

Veuillez prendre note que la présente politique ne s’applique pas aux pratiques en matière de protection de la vie privée de sites Web tiers qui peuvent figurer dans des liens sur nos sites Web ou être accessibles à partir de ceux-ci, et que le Groupe ES n’est pas responsable à l’égard de telles pratiques.

 

Comment communiquer avec
le Groupe ES ?

Pour poser des questions, formuler des commentaires ou une plainte à l’égard de la présente Politique sur la protection des renseignements personnels ou à l’égard de renseignements personnels, exercer vos droits, déposer une plainte ou obtenir de l’information sur les politiques et pratiques du Groupe ES, concernant ses fournisseurs de services, communiquez avec la personne désignée comme responsable de la protection des renseignements personnels.

• Par courriel à l’adresse : mboivin@groupeentreprisesensante.com

• Par téléphone : (514) 787-0180

• Par la poste aux coordonnées suivantes :

Groupe entreprises en santé À l’attention de Manon Boivin

Responsable de la protection des renseignements personnels

555 Boulevard René-Lévesque O, Bureau 555 Montréal (Québec) H2Z 1B1

Comment le Groupe ES met à jour la présente Politique ?

Le Groupe ES peut modifier le contenu de ses sites Web et sa façon d’utiliser les témoins sans préavis et, par conséquent, sa Politique sur la protection des renseignements personnels pourrait être modifiée de temps à autre à l’avenir. Vous êtes encouragé à les examiner chaque fois que vous visitez nos sites Web afin de demeurer informé de la manière dont sont traités les renseignements personnels.

La présente Politique a été mise à jour pour la dernière fois le 15 mars 2024.

La Politique entre en vigueur à la date de son approbation par le conseil d’administration le 15 mars 2024.

 

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