L’ASSOCIÉ est une organisation qui offre des services variés répondant aux besoins opérationnels des OBNL : administration, gouvernance, comptabilité, communication, logistique événementielle et financement. C’est une organisation qui a à cœur de propulser les associations. Pour ce faire, elle les assiste autant dans les tâches cléricales que dans l’application de leur plan stratégique.

Pour en savoir plus sur l’engagement de la direction envers la santé et le mieux-être de ses employés(-es), nous avons discuté avec Sara Lamothe, présidente de L’ASSOCIÉ. 

Comment décririez-vous votre engement personnel ?

Je suis fortement engagée dans mon travail à travers ma disponibilité et ma participation active dans les différents comités sociaux de l’entreprise. Selon moi, ces comités offrent une opportunité unique de s’impliquer au-delà du cadre professionnel, et favorisent la créativité, la convivialité et le réseautage au sein de l’entreprise. Personnellement, je suis membre de 3 de ces comités. 

De plus, je suis très présente lors des sorties et activités sociales organisées par l’entreprise. Participer activement à ces événements est une de mes priorités, car cela renforce le tissu social et contribue à créer un environnement de travail dynamique et inclusif.

Pourquoi avez-vous décidé de vous engager comme tel ?  

Premièrement, chez L’ASSOCIÉ, la qualité de vie au travail est une valeur essentielle qui guide notre approche en matière de santé et de bien-être au travail. En tant qu’entreprise de services, notre ressource principale est l’expertise humaine, c’est pourquoi le bonheur et l’épanouissement de nos collaborateurs(-trices) sont donc au cœur de notre mission.

Deuxièmement, il est important de créer des liens forts avec mes collègues, pour garantir une efficacité optimale et une saine performance au quotidien tout en cultivant le plaisir dans notre travail.

Plus concrètement, comment ce rôle s’intègre-t-il dans votre agenda quotidien ?

Je considère mon travail comme étant principalement axé sur les relations humaines, que ce soit avec les clients(-es) ou en interne, ce qui occupe une place centrale dans mes responsabilités. Une grande partie de mon temps est donc consacrée à participer activement aux différents comités auxquels je siège, notamment le comité stratégique, le comité des fêtes, le comité bonheur et à la création du comité santé et mieux-être . En plus de cela, je passe aussi beaucoup de temps en tête-à-tête avec mes collègues, afin de les écouter et de leur donner ce dont ils ont besoin. 

Quelles initiatives ont été mises en place au sein de L’ASSOCIÉ ? 

Notre programme SMET regroupe plusieurs interventions et comités. Pour ne citer que quelques exemples, voici plusieurs initiatives fortes actuellement en place au sein de notre organisation.

Premièrement, nous avons instauré un climat de travail flexible pour soutenir la situation personnelle et professionnelle de chaque employé. Ce que nous voulons dire par là, c’est que nous ne pouvons pas éviter les rendez-vous divers, cela a donc été mis en place pour permettre aux employés(-es) d’avoir le temps de régler le tout sans les pénaliser au travail. Nous proposons donc une flexibilité d’horaires afin de favoriser la conciliation travail/vie personnelle. Le travail ne doit pas se réaliser de 9 à 5 absolument. Nous offrons la possibilité de travailler en matinée ou en soirée ainsi que d’avoir un horaire de travail sur quatre jours. C’est aussi plus respectueux de l’horloge biologique des gens.  Deuxièmement, nous offrons une participation qui est évolutive au régime enregistré d’épargne-retraite. Nous offrons également un programme de vacances qui est plus généreux que celui qu’exige la CNESST. 

Pour le télétravail, nous fournissons tout le matériel nécessaire, de l'ordinateur aux post-it. Nous collaborons avec une compagnie de soutien informatique pour réduire le stress lié aux problèmes techniques. Les employés(-es) peuvent travailler à l'étranger jusqu'à deux mois par an, certains vont louer un condo dans le sud en hiver, d’autres, comme les immigrants(-es) en profitent pour visiter leur famille, combinant vacances et télétravail pour un mois supplémentaire. Nous exigeons une disponibilité minimale de 4 heures par jour selon l'horaire québécois, pour maintenir la connexion avec l'équipe au Québec.

« Cet avantage signifie pour moi d’avoir l’opportunité de voir ma famille plus souvent ! En tant que Française au Canada, le fait que L’ASSOCIÉ me permette d’aller travailler chez mes parents en France est un vrai "game changer". Je peux passer plus de temps avec les personnes que j’aime. En plus d’avoir la liberté de pouvoir voyager ! »

- Virginie Streuli, Chargée de projets Web 

Au niveau de la reconnaissance au travail : 

• Le mois de la reconnaissance : chaque année, au mois de juin, nous concoctons pour les employés(-es) un mois rempli de surprises hebdomadaires. Sous diverses formes, nous prenons le temps pour reconnaître l’apport de chacun(-e). Un mot de remerciement, manuscrit de la présidente, est rédigé à chaque employé(-e) pour souligner sa contribution. L’événementiel est un monde qui vit par vagues et les mois d’avril et mai sont la saison forte chez L’ASSOCIÉ. Juin représente le mois du retour à la normale, moment idéal afin de souligner la contribution de tout un chacun.

• Le programme de remboursement des frais de scolarité : afin d’encourager le développement de mes collègues, L’ASSOCIÉ offre de rembourser la moitié des frais de scolarité.

• Le coin des bons coups : afin de valoriser le travail des collègues, chaque employé est invité mensuellement à distribuer des points pour souligner les bons coups de ses pairs. Les points sont cumulés et peuvent être monétisés en cadeau ou journée de congé.

• Les célébrations : l’entreprise profite des journées officielles du calendrier afin d’organiser des initiatives de reconnaissance qui se diversifient chaque année :

  • 1er vendredi de mars – Journée de l’appréciation des employés(-es) ;

  • Avril – Semaine du personnel de soutien administratif ;

  • 17 mai – Journée mondiale des télécommunications ;

  • 5 novembre – Journée internationale des gestionnaires de bénévoles. 

Un plan de développement du leadership des chargées de projets a été mis en place. Le but est de développer les compétences en leadership des chargées de projets pour améliorer leur efficacité, leur capacité à gérer les équipes, et leur aptitude à mener les projets à bien. Un atelier a eu lieu sur des thèmes comme la gestion du temps, la prise de décision, la communication efficace, et la gestion des conflits. Ce plan de développement du leadership vise à doter les chargées de projets des compétences nécessaires pour exceller dans leurs rôles et contribuer de manière significative à la réussite de l'entreprise.

« Après plus de cinq ans au sein de L’ASSOCIÉ, je suis reconnaissante du soutien que mon employeur m’apporte pour mon retour aux études. Le programme de santé et bien-être au travail, ainsi que celui dédié au développement professionnel, m’aide grandement à concilier travail, études et vie de famille. J’apprécie énormément que L’ASSOCIÉ me soutienne à 100 % dans mon développement de carrière et me permette de m’épanouir dans mon poste. »

- Danielle Charron, Technicienne comptable 

Quelle a été l’évolution de votre démarche SMET depuis ses débuts ?  

Notre approche en matière de santé et de mieux-être des employés(-es) a connu une évolution significative et adaptative. 

Tout a commencé à la création du « Comité Bonheur » il y a environ 5 ans. Nous avons alors commencé à organiser des activités de manière plus structurée, avec un calendrier défini sur plusieurs mois, en sollicitant les préférences des employés(-es) via des sondages pour choisir les lieux, types d’activités, jours et horaires les plus appropriés. Cette approche inclusive était essentielle étant donné que notre entreprise fonctionne en télétravail, avec des employés(-es) répartis sur un vaste territoire. Nous avons également expérimenté diverses activités, parfois loufoques, mais toujours créatives, telles que du yoga-chèvres, dans le but de créer des moments déconnectés et agréables en dehors du cadre professionnel. Lorsque la pandémie de la COVID-19 a frappé, ce comité est devenu crucial pour aider à gérer l’anxiété croissante en proposant des activités comme des concours de pas, de la méditation et des activités sportives pour divertir les esprits.

Ensuite, d’autres comités ont émergé assez naturellement, notamment le « Comité des Fêtes » et le « Comité Anniversaire » pour célébrer les anniversaires de naissance des employés(-es), mais aussi les anniversaires professionnels. Cette structure en comités a été particulièrement bénéfique pour une entreprise en croissance comme la nôtre, car elle nous a permis de créer de l’engagement et de répartir les responsabilités entre tous les membres de l’équipe.

Enfin, le « Comité Vert », axé sur la durabilité et l’écoresponsabilité, est né de l’initiative d’employés(-es) désireux(-ses) de s’impliquer dans la cause environnementale, et plus précisément dans la réduction des déchets générés lors de nos événements. Cette approche participative démontre l’importance que nous accordons à prendre soin les uns(-es) des autres.

« Lorsque l'on m'a proposé d'intégrer le comité bonheur, j'ai tout de suite accepté. Contribuer au bien-être de mon entreprise me tenait à cœur. Avant de rejoindre ce comité, je prenais plaisir à lire leurs infolettres, qui apportaient toujours des nouvelles positives et motivantes. À mon tour, je voulais offrir ces moments de bonheur à mes collègues. Ce comité joue un rôle essentiel en renforçant la cohésion entre collègues via notamment plusieurs rencontres en présentiel. »

- Floriane Dedieu, Agente aux communications 

À quels enjeux avez-vous fait face au cours de cette évolution ?

Deux principaux enjeux ont émergé chez l’ASSOCIÉ : la santé mentale et l’intégration et la formation du personnel en télétravail. 

Travaillant en télétravail à temps plein, l’isolement et les défis liés au maintien d’un bon équilibre personnel étaient des réalités pour certains membres de notre équipe. Les comités sociaux que nous avons mis en place sont devenus des mécanismes essentiels pour renforcer le lien social et soutenir le bien-être de chacun(-e), en brisant l’isolement et en offrant des outils pour mieux s’intégrer dans l’entreprise.

L’ASSOCIÉ a mis en place plusieurs nouveaux systèmes afin d’offrir un accompagnement plus complet lors d’embauches. C’est par le mentorat, en utilisant une formule parrain ou marraine d’accueil que nous unissons un ou une employée plus expérimentée à un ou une nouvelle employée. Le ou la mentore a le même poste afin d’offrir un soutien supplémentaire aux formateurs(-trices). D’autres systèmes comme le formulaire d’intégration, le formulaire d’étonnement, qui nous permet de récolter une rétroaction des nouveaux(-elles) employés(-es), de voir les bons coups et les points à travailler dans le déroulement de la formation, ce que l’employé(-e) retient et les points d’amélioration.

Comment déterminez-vous le budget alloué à la SMET par année ?

Il s’agit d’un investissement important pour l’entreprise, totalisant plus de 83 000 $ cette année pour une équipe de 35 personnes, ce qui équivaut à environ 2 370 $ par personne par année. 

Chaque comité dispose d’un budget discrétionnaire pour ses activités spécifiques, et ils sont responsables de l’utilisation judicieuse de ces fonds, avec l’obligation de rendre des comptes.

Par exemple, le comité Bonheur a un budget dédié pour l’organisation d’activités sans contribution directe des employés(-es). Nous privilégions une approche où l’entreprise prend en charge tous les frais liés aux activités sociales, comme récemment lors de notre sortie à la cabane à sucre où nous avons invité les familles et conjoints(-es) des employés(-es).

« La conciliation travail-famille est un élément très important pour moi et la flexibilité ainsi que les avantages offerts par L’ASSOCIÉ me permettent de garder cet équilibre. Lors de mon entrée en poste, mon garçon avait seulement 18 mois et nous avions encore beaucoup de suivis médicaux. Mon employeur a toujours été très compréhensif et je n’ai jamais senti que ça pourrait nuire à mes objectifs de carrière. Même au sein de mon équipe, nous trouvons des façons de s’adapter aux imprévus, particulièrement lors de la première année en garderie. Cette culture d’entreprise me permet d’évoluer autant sur le plan personnel que professionnel et j’en suis très reconnaissante. » 

- Marie-Christine Carrier, Adjointe administrative 

Le comité stratégique dispose également d’un budget substantiel pour organiser notre événement corporatif annuel. Cet investissement vise à favoriser la cohésion d’équipe et le bien-être au travail en renforçant les dynamiques et les synergies entre collègues.

Les cadeaux d’anniversaire et les reconnaissances spéciales tout au long du parcours professionnel sont également financés à partir de ces enveloppes budgétaires spécifiques. 

Chaque comité contribue ainsi à la création d’une culture d’entreprise axée sur la proximité, l’écoute et le bien-être des employés(-es). Pour moi, ces initiatives sont essentielles pour donner une voix aux membres des comités et promouvoir un environnement de travail où chacun(-e) se sent écouté et valorisé.

Quelle est votre plus grande fierté ?

Ma plus grande fierté est de voir les gens évoluer au sein de l’ASSOCIÉ. Rien n’est plus gratifiant que de constater le développement personnel et professionnel de mes collègues. Lorsqu’un membre de l’équipe quitte l’entreprise, cela peut parfois être décevant, surtout si je sens que j’ai échoué à répondre à ses besoins. Cependant, voir des personnes partir pour progresser dans leur carrière est, malgré tout, une source de fierté. 

Quels sont vos prochains objectifs en matière de SMET chez l’ASSOCIÉ ?

Nous avons récemment mis en place plusieurs initiatives, comme le programme de remboursement des frais de scolarité, le programme de parrainage et l’amélioration de notre processus d’intégration pour les nouveaux(-elles) employés(-es). Nous avons également beaucoup travaillé sur la culture d’entreprise dans son ensemble.

Mon prochain objectif sera donc de concrétiser l’implantation du comité santé/mieux-être au travail de manière formelle. J’ai déjà sélectionné les membres de ce comité et notre but est de le développer et de l’élever. Je souhaite favoriser l’autonomie et l’initiative au sein de ce comité, en les soutenant, en les écoutant et en leur donnant les moyens d’aller encore plus loin.

Un autre objectif consiste à atteindre un deuxième jalon en matière de santé mieux être au travail.

Enfin, le dernier objectif est la complétion de l’implantation d’un programme de mentorat, ce programme facilitera le transfert de connaissances, à encourager le développement des compétences, et à promouvoir une culture de collaboration et d’apprentissage continu au sein de l’entreprise.

De plus, je crois fermement que les prochains objectifs doivent émaner de l’équipe elle-même, car ce sont eux/elles qui connaissent le mieux les besoins actuels. Nous avons mis en place une base solide avec nos initiatives précédentes, maintenant nous franchissons une nouvelle étape en instituant ce comité. C’est là que se concentreront nos efforts pour continuer à améliorer nos pratiques et nos programmes dans ce domaine essentiel pour notre équipe.

En tant que présidente, qu’aimeriez-vous partager à tous-tes les membres de direction qui nous lisent concernant la santé/mieux-être au travail ?

Ne craignez pas d'adopter le télétravail, il s’agit d’un outil fort qui aide à la charge mentale, que ce soit en enlevant le transport dans le trafic ou par l’avantage de la flexibilité dans l’horaire. C’est un système basé sur la confiance et géré par les objectifs et les résultats attendus par l’entreprise. Cela vous assure que vos employés(-es) connaissent leur compagnie et ses valeurs. Pour L'ASSOCIÉ, cela a contribué à resserrer notre équipe et a facilité le recrutement, attirant de nombreux candidats(-es) qualifiés(-es.) Lorsque nous affichons un poste, nous recevons généralement entre 150 et 200 curriculums vitæ, notamment en raison de l'option du télétravail qui séduit les jeunes familles. 

Mon conseil serait de bien encadrer le télétravail avec des mécanismes et une culture basée sur la confiance, qui est la clé du succès de cette pratique. Il est essentiel d’utiliser les bons outils technologiques qui conviennent à notre équipe et de voir le télétravail comme un avantage précieux à offrir à nos collaborateurs(-trices).

Nous souhaitons beaucoup de succès à Sara Lamothe et ses collègues dans la poursuite de leur programme SMET au sein de L’ASSOCIÉ.   
 
 

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Si vous aussi, vous aimeriez partager vos différentes initiatives en santé/mieux-être au travail (SMET) au sein de votre organisation, voici deux belles manières de le faire :

• Participer à la prochaine édition de notre concours des Prix Distinction 
• Devenir membre pour bénéficier de nombreux conseils et avantages et ainsi mettre en valeur vos accomplissements